Política de privacidad
Privacidad
Política de privacidad de Soterrey
Versión 2026-10-12 · Última actualización: 12 de octubre de 2026
Esta política explica qué datos personales trata Soterrey, para qué, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se rige por la Ley N.º 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y su Reglamento.
1. Quiénes somos y qué papel tenemos
Soterrey es el nombre comercial de IMCZC Company S.R.L., cédula jurídica 3-102-827193, con domicilio en San José, Costa Rica [pendiente: dirección exacta del domicilio]. Correo de contacto: admin@soterrey.com.
Soterrey presta un servicio de atención por voz y por mensajes (WhatsApp, Instagram y Facebook) a pequeños negocios. Según el dato de que se trate, tenemos uno de dos papeles:
- Responsable de los datos de las personas que abren una cuenta de Soterrey para su negocio (los datos de la cuenta, descritos en la sección 2.1). Nosotros decidimos para qué se usan.
- Encargado de los datos de las personas que llaman o escriben a un negocio cliente (sección 2.2). En ese caso el responsable es el negocio, y Soterrey solo trata los datos para prestarle el servicio, según las instrucciones del negocio y el contrato que firmamos con él. Si usted es cliente de un negocio que usa Soterrey, ese negocio es quien decide sobre sus datos; usted también puede escribirnos y le ayudamos a ejercer sus derechos.
2. Qué datos tratamos
2.1 Datos de la cuenta del negocio
Cuando se registra en el panel de Soterrey:
- su nombre y su correo electrónico;
- su contraseña, que se guarda cifrada con un método de una sola vía (no podemos leerla);
- el nombre comercial del negocio y, si lo indica, su razón social, el tipo de negocio y lo que ofrece;
- su función dentro de la cuenta (por ejemplo, administración);
- si entra con Google o con Facebook, el identificador que ese proveedor nos da y el correo asociado;
- su aceptación de los Términos y Condiciones, de esta política y de que es mayor de edad y representa al negocio, con la fecha, la versión del texto aceptado, la dirección IP y el agente de usuario (el tipo de navegador) desde donde aceptó.
2.2 Datos de las personas que contactan al negocio
Según lo que el negocio configure, Soterrey puede tratar:
- nombre, teléfono y correo que la persona da para pedir una cita o un servicio;
- las citas, reservas, pedidos o clases que se registran, con su fecha y hora;
- de cada llamada: el número de origen, la fecha y hora, la duración, el resultado y, si la llamada se traslada a una persona, el motivo y un resumen del traslado;
- el contenido de los mensajes de WhatsApp, Instagram y Facebook que llegan al negocio, que se muestran en la bandeja de conversaciones del negocio;
- la transcripción de la llamada, solo si el negocio la activó por escrito; por defecto no se guarda (ver sección 5).
No guardamos el audio de las llamadas.
2.3 Datos técnicos
- registros de eventos que reciben nuestros servidores de WhatsApp, Instagram, Facebook y de Chatwoot;
- un registro de acciones sobre las cuentas (por ejemplo, un registro nuevo);
- códigos de verificación del correo, que se borran al día siguiente;
- conteos de uso (minutos y mensajes) para aplicar los límites de cada plan;
- los datos que el navegador envía al abrir el panel (dirección IP, tipo de navegador), necesarios para que el servicio funcione y para proteger las cuentas.
3. Para qué usamos los datos
- Crear y mantener su cuenta y verificar su correo.
- Atender llamadas y mensajes en nombre del negocio, agendar citas y avisar al negocio de lo que ocurre.
- Cobrar el servicio y atender solicitudes de soporte.
- Proteger la plataforma contra fraude, abuso e intentos de acceso no autorizados.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de las autoridades.
No usamos los datos de las personas que contactan a un negocio para publicidad propia ni para crear perfiles, y no los vendemos.
4. Base legal
- Consentimiento informado (Ley 8968, artículo 5): se pide al registrarse, con aceptación expresa de esta política. Para las personas que llaman o escriben a un negocio, la autorización la obtiene el negocio responsable; Soterrey le ofrece al negocio un aviso al saludar y un mensaje de confirmación posterior a la llamada para que usted autorice el tratamiento de sus datos de contacto.
- Relación contractual: los datos del negocio y de su cuenta son necesarios para prestar el servicio que contrató.
- Encargo de tratamiento (Reglamento a la Ley 8968, artículos 30 y 31): para los datos de las personas que contactan a un negocio, Soterrey solo trata los datos según las instrucciones del negocio, no los transfiere ni los difunde, y los suprime al terminar el servicio.
5. Datos sensibles y de salud
Soterrey está diseñado para no recibir datos sensibles. La ley prohíbe a una empresa privada recolectar datos sensibles, como los de salud, salvo excepciones muy limitadas (Ley 8968, artículo 9).
- El asistente tiene la instrucción de no pedir ni registrar diagnósticos, síntomas ni datos de salud, origen étnico, religión, opinión política o vida sexual; solo recoge lo necesario para agendar. Si la persona los menciona, el asistente no los repite ni los anota y continúa con el agendamiento; en el registro queda el servicio solicitado (por ejemplo, una cita de control), no el dato clínico.
- Para los negocios de salud (medicina, odontología, optometría, veterinaria, psicología y fisioterapia), el sistema desactiva automáticamente el guardado de transcripciones y de notas clínicas, y el negocio no puede activarlos.
- Soterrey no es un expediente médico: no guarda diagnósticos ni historial clínico.
6. Con quién compartimos los datos y dónde se procesan
Para prestar el servicio usamos proveedores que procesan datos por cuenta de Soterrey. Algunos están fuera de Costa Rica, así que sus datos pueden viajar a otros países, principalmente Estados Unidos.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| OVHcloud | Servidor donde corre la plataforma (API, bandeja de conversaciones Chatwoot y servidor de voz LiveKit, alojados por Soterrey) | Estados Unidos (Virginia) |
| Hostinger | Alojamiento del panel y del sitio soterrey.com, y del correo | [pendiente: país del centro de datos] |
| Google (Gemini) | Reconocimiento de voz, redacción de respuestas y voz del asistente, según la configuración | Estados Unidos y otros países donde opera Google |
| Meta (WhatsApp, Instagram y Facebook) | Envío y recepción de mensajes | Estados Unidos y otros países donde opera Meta |
| Google y Facebook (inicio de sesión) | Solo si usted elige entrar con su cuenta de Google o de Facebook | Estados Unidos y otros países |
| Proveedor de telefonía (sip.cr y similares) | Números y llamadas telefónicas | Costa Rica |
| Onvo Pay | Cobro de la suscripción con tarjeta o SINPE Móvil. Soterrey no almacena los datos de su tarjeta | [pendiente: dato] |
| Deepgram y Cartesia | Reconocimiento y síntesis de voz, solo si la configuración del negocio los usa en lugar de Google | [pendiente: dato] |
| Open-Meteo | Pronóstico del clima que muestra el panel. Recibe la dirección IP de su navegador y las coordenadas fijas de San José; no recibe datos de clientes | [pendiente: dato] |
Chatwoot y LiveKit son programas que Soterrey instala en su propio servidor; no son terceros que reciban los datos. Compartimos datos con las autoridades solo cuando la ley lo exige.
Los proveedores del extranjero están pendientes de la revisión legal descrita en la última sección interna; mientras tanto, mantenemos esta lista actualizada y avisamos a los negocios cuando cambia.
7. Cuánto tiempo conservamos los datos
Estos son los plazos que la plataforma aplica hoy:
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Transcripciones, resúmenes y motivos de traslado de las llamadas, y el número de teléfono de origen | 30 días contados desde la llamada, por defecto. Después se borran automáticamente. El plazo puede ajustarse por negocio y lo fija Soterrey |
| Registros de eventos de WhatsApp, Instagram, Facebook y Chatwoot, y registro de acciones sobre las cuentas | 365 días |
| Códigos de verificación del correo | 1 día |
| Mensajes de la bandeja de conversaciones (Chatwoot) | Mientras el negocio los conserve en su bandeja [pendiente: plazo de borrado de las conversaciones; la plataforma no las borra automáticamente hoy] |
| Datos de la cuenta, contactos y citas del negocio | Mientras la cuenta esté activa. Al terminar el servicio, el negocio puede pedir su supresión y la atendemos en un máximo de 30 días, salvo que la ley obligue a conservarlos [pendiente: rutina automática de supresión al terminar el servicio] |
| Respaldos cifrados | 7 días en el servidor y 35 días en almacenamiento externo [pendiente: respaldo en producción] |
| Aceptaciones de términos y política (fecha, versión, IP y agente) | Mientras exista la cuenta y el tiempo necesario para probar que usted aceptó |
8. Sus derechos
Usted tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, pedir su supresión, oponerse a que se traten y revocar su autorización, y a que se le informe de cualquier cambio en el uso de sus datos.
Cómo ejercerlos: escriba a admin@soterrey.com con el asunto «Derechos sobre mis datos», indique su nombre y el correo o teléfono con el que contactó o se registró, y diga qué quiere pedir. Podemos pedirle un dato adicional para comprobar que es usted.
Plazo: respondemos en 5 días hábiles desde que recibimos su solicitud.
Si usted es cliente de un negocio que usa Soterrey, también puede dirigirse directamente al negocio. Si usted nos escribe a nosotros, le damos curso y coordinamos con el negocio.
Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab).
9. Seguridad
- La comunicación con el panel y con la API va cifrada (HTTPS).
- Las contraseñas se guardan cifradas con un método de una sola vía.
- Los accesos a los datos de cada negocio están separados por cuenta y requieren iniciar sesión.
- La plataforma limita los intentos repetidos de acceso y registra las acciones sobre las cuentas.
- Los respaldos se cifran antes de salir del servidor.
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte sus datos, la informamos a usted y a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes en un máximo de 5 días hábiles.
10. Cookies y almacenamiento en su navegador
El panel de Soterrey no usa cookies de rastreo, analítica ni publicidad, y no carga píxeles de terceros. Usa lo siguiente, solo para que funcione:
- Sesión (almacenamiento de sesión del navegador): guarda su inicio de sesión mientras la pestaña está abierta. Se borra al cerrar la pestaña.
- Preferencias (almacenamiento local del navegador): la disposición de sus widgets, el tamaño de las ventanas, que ya vio la pantalla de bienvenida, notas del escritorio y el último pronóstico del clima.
- Cookies de preferencia: el tema (claro u oscuro), la dirección del texto, la fuente, el tipo de diseño del panel y si la barra lateral está abierta. No identifican a la persona ni se comparten con nadie.
Puede borrar estos datos desde la configuración de su navegador; el panel volverá a sus valores iniciales.
[pendiente: cookies del sitio público soterrey.com, que está en WordPress.]
11. Menores de edad
El servicio es para mayores de edad que representan a un negocio. No abrimos cuentas a menores. Si usted cree que un menor nos dio datos, escríbanos a admin@soterrey.com y los suprimimos.
12. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicamos la nueva versión con su fecha y, si el cambio es importante, se lo avisamos por correo. La versión vigente es la 2026-10-12; es la misma que se registra cuando usted acepta al crear su cuenta.
13. Contacto
IMCZC Company S.R.L. (Soterrey) · cédula jurídica 3-102-827193 · admin@soterrey.com
